Joomla TemplatesBest Web HostingBest Joomla Hosting
Главная Карьера и успех Как организовать конференцию

Как организовать конференцию

Как организовать конференцию

Отличной возможностью заявить о своей вновь созданной компании или сделать эффективную рекламу действующей компании может быть проведение конференции.

Однако для этого необходимо серьезно отнесетесь к ее организации и все предусмотреть. Только в этом случае мероприятие удастся провести на высоком уровне, а ее участники будут вспоминать о ней только с положительной стороны.

Как организовать конференцию? Организация конференция начинается с создания организационного комитета, состав которого утверждается приказом руководителя.

В состав оргкомитета должны входить ответственные сотрудники, которых на время подготовки и проведения конференции лучше освободить от основной работы. Один и членов оргкомитета назначается его председателем. Приказом также определяется дата проведения конференции и срок действия оргкомитета.

Немаловажный вопрос – финансирование конференции. Здесь есть несколько вариантов: можно организовать мероприятие исключительно за счет средства самой компании, можно привлечь спонсоров, а также предусмотреть организационный взнос для участников конференции. Для того, что выбрать оптимальный вариант, необходимо сделать точные расчеты.

На заседании оргкомитета утверждается тематика конференции, объемы тезисов, которые необходимо будет представить участникам, а также требования к их оформлению. Также оговариваются сроки подачи заявок для участия в конференции и предоставления материалов.

Следующий этап – рассылка приглашений потенциальным участникам конференции. Сделать это можно как по обычной, так и по электронной почте. В приглашении обязательно необходимо указать, платное ли участие в конференции и размер организационного взноса.

Также попросите иногородних участников конференции сообщить о необходимости бронирования номера в гостинице и на какой срок. К приглашению хорошо бы приложить предполагаемую программу конференции и требования по оформлению тезисов и докладов.

Точное количество участников конференции можно определить после обработки заявок на участие в конференции. Это необходимо для того, чтобы заранее забронировать необходимое количество мест в гостинице, подготовить для участников конференции программки и тезисы докладов, заказать подходящий зал для ее проведения.

Программа конференции и тезисы докладов вручаются участникам при регистрации. Также необходимо каждому участнику конференции предоставить ручку и блокнот. Если позволяют финансы, блокноты также можно заказать в типографии с указанием даты проведения конференции и ее тематики. Не забудьте о бейджиках, на которых необходимо указать фамилию, имя и отчество участника конференции, его ученое звание и степень, должность и место работы.

Зал проведения заседаний конференция должен быть оборудован микрофонами, компьютерами, проектором, проекционным экраном и т.д. О необходимости использования специального оборудования попросите участников конференции сообщить при подаче заявок.

Немаловажным вопросом является организация питания участников конференции. Между заседаниями собственными силами можно организовать «кофе-брейк» или фуршет, когда участники в помещении рядом с залом заседаний могут выпить чашечку кофе или чая легкими бутербродами, печеньем или конфетами. А вот обеды для участников конференции лучше организовать в кафе, которое должно находиться недалеко от места проведения конференции.

Если конференция будет проходить в течение нескольких дней, то не лишним будет подумать о развлекательной программе – организовать экскурсии, посещение музеев или театров.


 

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить

Читайте также:

Joomla! Україна